Filing
.
முக்கியமான ஆவணங்களை முறையாக வீட்டில் பைல் செய்து வைத்திருக்கின்றீர்களா?
.
பைலிங் என்பது ஆவணங்களை பாதுகாப்பு படுத்துவதில் ஒரு முக்கிய நிகழ்வாகும். தினம் தினம் ஏதாவது வகையில் ஆவணங்கள் நம்மை வந்து சேர்ந்து கொண்டிருக்கின்றது. அவற்றில் முக்கியமானவற்றை முறையாக பைலிங்க் செய்வது மிக அவசியம் ஆகும். சிலர் அனைத்து ஆவணங்களையும் ஒரே பைலில் போட்டு வைப்பதுண்டு. இது தவறான பைலிங் முறையாகும்.
.
ஒவ்வொரு பிரிவிற்கும் ஒரு பைல் உருவாக்கி அதில் அந்த பிரிவின் ஆவணங்கைள அதில் பைல் பண்ணுவது என்பது, குறிப்பிட்ட ஆவணம் தேவைப்படும்போது சிரமமில்லாமல் எடுக்க ஏதுவாக இருக்கும்.
.
அதுமட்டுமல்லாமல், தேவைப்படும் ஆவணங்களின் நகலை கட்டாயம் வாங்கி பைல் செய்ய வேண்டும். இன்று ஒருவரிடம், கடந்த வருடம் வருமான வரி தாக்கல் செய்த ஆவணம் உள்ளதா என்று கேட்டால், பொதுவாக கிடைக்கும் பதில் “அது ஆடிட்டரிடம் உள்ளது“ என்பதாகும். இந்த முக்கியமாக ஆவணங்களின் நகலை ஆடிட்டரிடம் ஒரு நகல் வாங்கி முறையாக பைல் செய்து வரவேண்டும்.
.
நிதியாண்டில் செய்த அனைத்து செலவினங்கள், பொருட்கள் வாங்கிய பில்கள், வரி கட்டிய இரசீதுகள் போன்றவைகளை “வருமான வரி கணக்கு“ என்று தலைப்பிட்ட பைலில் போட்டு வருவது நல்லது. குடும்ப மெடிக்கல் சம்பந்தமாக அனைத்து ஆவணங்களையும் அதற்கென தனி பைல் உருவாக்கி அதில் போட்டு வருவது நல்லது.
.
முறையான பைலிங்க் முறையை நமது குழந்தைகளுக்கும் கற்று கொடுங்கள். பைலிங் முறையில் பாக்ஸ் பைல் உபயோகப்படுத்துங்கள். பைல் செய்த பழைய ஆவணங்களையும் உடனடியாக எடுக்க இலகுவாக இருக்கும்.
.
முக்கியமான ஆவணங்களை முறையாக வீட்டில் பைல் செய்து வைத்திருக்கின்றீர்களா?
.
பைலிங் என்பது ஆவணங்களை பாதுகாப்பு படுத்துவதில் ஒரு முக்கிய நிகழ்வாகும். தினம் தினம் ஏதாவது வகையில் ஆவணங்கள் நம்மை வந்து சேர்ந்து கொண்டிருக்கின்றது. அவற்றில் முக்கியமானவற்றை முறையாக பைலிங்க் செய்வது மிக அவசியம் ஆகும். சிலர் அனைத்து ஆவணங்களையும் ஒரே பைலில் போட்டு வைப்பதுண்டு. இது தவறான பைலிங் முறையாகும்.
.
ஒவ்வொரு பிரிவிற்கும் ஒரு பைல் உருவாக்கி அதில் அந்த பிரிவின் ஆவணங்கைள அதில் பைல் பண்ணுவது என்பது, குறிப்பிட்ட ஆவணம் தேவைப்படும்போது சிரமமில்லாமல் எடுக்க ஏதுவாக இருக்கும்.
.
அதுமட்டுமல்லாமல், தேவைப்படும் ஆவணங்களின் நகலை கட்டாயம் வாங்கி பைல் செய்ய வேண்டும். இன்று ஒருவரிடம், கடந்த வருடம் வருமான வரி தாக்கல் செய்த ஆவணம் உள்ளதா என்று கேட்டால், பொதுவாக கிடைக்கும் பதில் “அது ஆடிட்டரிடம் உள்ளது“ என்பதாகும். இந்த முக்கியமாக ஆவணங்களின் நகலை ஆடிட்டரிடம் ஒரு நகல் வாங்கி முறையாக பைல் செய்து வரவேண்டும்.
.
நிதியாண்டில் செய்த அனைத்து செலவினங்கள், பொருட்கள் வாங்கிய பில்கள், வரி கட்டிய இரசீதுகள் போன்றவைகளை “வருமான வரி கணக்கு“ என்று தலைப்பிட்ட பைலில் போட்டு வருவது நல்லது. குடும்ப மெடிக்கல் சம்பந்தமாக அனைத்து ஆவணங்களையும் அதற்கென தனி பைல் உருவாக்கி அதில் போட்டு வருவது நல்லது.
.
முறையான பைலிங்க் முறையை நமது குழந்தைகளுக்கும் கற்று கொடுங்கள். பைலிங் முறையில் பாக்ஸ் பைல் உபயோகப்படுத்துங்கள். பைல் செய்த பழைய ஆவணங்களையும் உடனடியாக எடுக்க இலகுவாக இருக்கும்.
No comments:
Post a Comment