அரசு அலுவலகத்தில் தன்-பதிவேடு பராமரிப்பு

 

ஒரு அலுவலகத்தில் முக்கியமான ஒரு ஆவணம் தன் பதிவேடு (Personal Register) ஆகும். இது ஒவ்வொரு அலுவலக உதவியாளராலும் பராமரிக்கப்பட வேண்டிய பதிவேடாகும். ஒவ்வொரு உதவியாளரும், ஒரு மனு அவரிடம் வந்தவுடன் இந்த தன்-பதிவேட்டில் அதன் மனுவின் முழு விபரத்தினை அதற்கு கொடுக்கப்பட்ட கோப்பு எண்ணுடன் எழுத வேண்டும். பிறகு எந்த நாளில் அந்த மனுவானது நடவடிக்கைக்காக அலுவலக கண்காணிப்பாளர், அலுவலக அதிகாரி முன்னர் வைக்கப்பட்டது என்று விபரத்தினை எழுதவேண்டும். அந்த மனுவிற்கான அனைத்து நடவடிக்கையும் அந்த பதிவேட்டில் பதிவு செய்ய வேண்டும். பதிவேட்டில் ஒரு மனுவை எழுதியவுடன், அதற்கு ஒரு சீனியாரிட்டி அங்கு கிடைத்துவிடுவதால், ஒரு மனுவை விட்டு, மற்ற மனு மீது நடவடிக்கையை தொடரமுடியாது. தகவல் அறியும் உரிமை சட்ட ஆர்வலர்கள், தங்கள் மனு சார்ந்த தகவல்களை கோரும்போது,

1) மனுவிற்கு கொடுக்கப்பட்ட கோப்பு எண்

2) எந்த தேதியில் மனுவானது தன்-பதிவேட்டில் பதிவு செய்யப்பட்டது.

3) மனு பதிவு செய்யப்பட்ட தேதியிலிருந்து தஅஉ சட்ட மனுவிற்கு பதில் அளிக்கும் தேதி வரையிலான தன் பதிவேட்டின் நகல்

4) கோப்பு குறிப்புகளின் நகல், ஆகியவைகளை

பொது தகவல் அலுவலரிடம் கோரினாலோ, அந்த மனுவின்மீது எடுக்கப்பட்ட அனைத்து நடவடிக்கையும் வெட்ட வெளிச்சமாகிவிடும். தன்-பதிவேடு பராமரிப்பது என்பது அலுவலக உதவியாளர்களுக்கு அதிக வேலைப்பழுவை ஏற்படுத்தும் விஷயம் என்பதால், பல உதவியாளர்கள் அதை ஒழுங்காக அல்லது முற்றிலுமாக பராமரிப்பதில்லை. அதை பராமரிப்பதை உறுதி செய்ய வேண்டியது துறைத்தலைவர் ஆவார். தன்-பதிவேட்டினை ஒரு அலுவலக உதவியாளர் பராமரிக்கவில்லை என்றால், அந்த உதவியாளர் மீது அலுவலக விதிகளின்படி துறைத்தலைவர் ஒழுங்கு நடவடிக்கை எடுக்கலாம்.